PROJE YÖNETİMİ NEDİR?
Proje Nedir?
Proje insan ve insan dışı kaynakların bir amacı gerçekleştirmek için belirli zaman kısıtlaması içinde bir organizasyon dâhilinde bir araya getirildikleri, bu belirli projenin sonunda ise başka yerlere tahsis edildikleri bir süreçtir.
Günümüzün refahını oluşturan bütün sanayi üretim araçları, binalar, bütün mamuller, etrafımızda gördüğümüz her şey çeşitli projelerin ürünleridir. Bir projenin amacı bir fayda sağlamak, bir ihtiyacı gidermek ve bir probleme çözüm bulmaktır.
Tarihin ilk çağlarından beri çeşitli projeler gerçekleştirilmişse de bunlara ait bilgilerin korunmaması ve büyük çaplı projelerin sayıca çok az olması sebebiyle projeleri zaman, maliyet ve performans kısıtları içinde “başarılı” tamamlamayı hedefleyen Proje Yönetimi disiplininin gelişmesi ancak II. Dünya Savaşı’ndan sonra olmuştur. Özellikle CPM, PERT metotlarının geliştirilmesi Proje Yönetimi’nde verimliliği arttırmıştır.
Proje Yönetimi, pek çok fen alanı ile ilişkilidir; Matematik, Yöneylem Araştırması, Sosyal ve İdari bilimler, çeşitli mühendislik dalları projelerin yönetiminde kullanılır.
Bir projenin başarılı sayılabilmesi için hedefe ulaşılmış olması ve bunun maliyet, tarih ve performans toleransları içinde yapılmış olması gereklidir. Başarılı bir projenin en temel özelliği iyi bir planlama sürecinin ardından mükemmel bir icra ve kontrolle sonuçlandırılmasıdır.
Proje Yönetimi’nin hem tek tek işletmelerin hem de tüm ülkenin kalkınmasında önemi vardır, bu kıt kaynakların en verimli alanlara aktarılması ve en kısa zamanda, en az maliyetle bitirilmesini sağlayabilecek yetenekte olmasından kaynaklanır. Bu tekniklerin öğrenilmesi ve amca uygun, etkili şekilde kullanılması, bütün üretimlerin kaynağı olan projelerin hedeflere ulaşması ve bunun en verimli bir biçimde yapılmasını sağlayacaktır.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi proje faaliyetlerinin proje hedeflerine ulaşmak için planlanması, çizelgelenmesi ve kontrolüdür. Bu faaliyetler gerçekleştirilirken performans, maliyet, zaman sınırlamaları içinde kalmak ve proje büyüklüğünün kabul edilebilir sınırlar içerisinde tutulması zorunlulukları vardır.
Proje ile ilgili başlıca dört adet değişken tanımlanmıştır;
Performans: Projenin amaçları ne ölçüde ve ne nitelikte gerçekleştirdiğinin bir ölçüsüdür (Chapman ve Ward,1997).
Maliyet: Maliyet fiyat ile karıştırılmamalıdır. Fiyatlandırma bir şirket politikasıdır. Maliyette önemli olan ürünün ne kadar harcama yapılarak üretilebileceğinin hesaplanmasıdır faaliyet ayrılmış iş yapısı, kaynak verileri, faaliyet süresi tahminleri, tecrübe ve hesap grafikleri kaynak alınır. Sektörel alanlarda yıllık olarak çıkarılan birim fiyat katalogları da önemli maliyet hesabı kaynaklandır. Bilgisayarların da kullanılarak bu kaynakların değerlendirilmesi ile maliyet tahminleri elde edilir (Chapman ve Ward,1997).
Çizelge veya Zaman: Projenin ne zaman tamamlanacağı ve hangi faaliyetlerin ne zaman yapılacağını belirtir(Chapman ve Ward,1997).
Proje Ölçeği veya Büyüklüğü: Proje büyüklüğü, önceden tespit edilememiş, gözden kaçmış bazı gereksinimlerin projenin icra safhasında ortaya çıkmasıyla iyice artabilir, bu göz önünde tutularak, planlama safhasında proje ayrıntılarıyla belirlenmeli ve müşteriyle veya projeyi isteyen kişilerle bu büyümenin ne kadar olabileceği ve hangi sınırdan sonra projenin terk edileceği belirlenmelidir (Chapman ve Ward,1997).
Bu dört değişkenin birbirleriyle ilişkileri şu formülle belirlenir;
Maliyet = f (P,Z,Ö)
Bu denklemin belirttiği gerçek maliyetin, performans, zaman ve ölçeğin bir fonksiyonu olduğudur. Performans ve ölçek büyüdükçe maliyet genelde artar(Chapman ve Ward,1997).
Yine bir kural olarak projenin tamamlanma zamanı belirli bir optimum süreyi geçtiği zaman, maliyet artar bunun sebebi şu şekilde açıklanmıştır; Bütün projelerin, bu arada özellikle yatırım projelerinde yatırımın tutarı ve yatırımın işletmeye açılma veya proje sonuçlarının elde edilme tarihi kesin olarak belirtilir. Eğer, yatırım, önceden belirtilen tarihte işletmeye açılamazsa, projede öngörülen bütün hesaplar geçerliliğini büyük ölçüde yitirir. Her şeyden önce, projede gösterilen satış gelirleri zamanında elde edilemeyeceği için, finansal tabloların dengesi bozulur. Borçları ve işletme giderlerini karşılamak için başka ek finansman kaynakları bulma zorunluluğu doğar.
Böyle bir durum yeni finansman masraflarına yol açar. Diğer taraftan, projede öngörülen yatırım tutarı, belirli bir süre için geçerlidir. Projenin işletmeye açılma süresi uzadıkça, yatırım mallarının fiyatı artabilir, ithalat koşulları değişebilir, yapılan yatırım harcamalarının boş bekleme süresi uzayacağı için, alternatif maliyetleri büyük tutarlara ulaşabilir. Bunun dışında projeye yatırıldığı halde kullanıma alınmayan sermaye tutarının en az banka faizi kadar görünmeyen bir maliyeti de vardır (Aral,1979).
Proje yönetimi, stratejik sebeplerden dolayı ihtiyaç duyduğumuz bir takım sonuçlara ulaşmak için, kontrollü ve organize edilmiş bir çalışma içinde kurumun uygun kaynaklarını kullanma sürecidir.
Proje Yönetiminin Özellikleri:
* Hedef merkezlidir.
* İhtiyaç duyduğumuz şeyleri elde etmek için değişim merkezlidir.
* Başarıya ulaşmak için çok yönlü becerileri bünyesinde toplar.
* Fırsatçıdır. Bilinenleri göz ardı ederek yeni çözümler arar.
* İşlerin zamanında bitmesi için kontrollü yürütülür.
* Performans merkezlidir. İşin kalitesi ve çalışma tarzı için yüksek standartlar belirler.
* Sorgulayıcıdır, eski adetleri göz ardı ederek yeni yöntemler geliştirmeye çalışır.
* Kurumların çoğunda proje yöneticiliği kısa vadeli bir iştir ve kısa bir zamanda bir-bazen birden fazla da olabilir işin tamamlanmasından sorumludur.
Bundan dolayı, kurumun diğer branşlarında çalışan yöneticilerin işine kıyasla biraz daha karışık ve zordur. Proje yöneticileri normal yöneticilik beceri ve sorumluluklarının yanı sıra fazladan bir takım becerilere sahip olmak zorundadır:
* Değişik branşlardan gelen ve projenin yanı sıra bir takım görevleri olan bir grup insanı idare edebilmek.
* Elemanlarınızın kendi müdürlerinin kararları ile istikrarlı bir şekilde projeye devam edememesi durumunda ortaya çıkabilecek boşlukları doldurabilmek.
* Devamlı değişen elemanlara sahip etkili bir ekip ortamı yaratabilmek.
* Birbirini tanımayan insanlardan etkili bir ekip oluşturmak.
* Elemanların birbirini tanımamasından kaynaklanan zayıf iletişimin ve yetersiz bilgi paylaşımının önüne geçebilmek.
* Elemanları, kendi asli görevleri ile ilgisi olmayan işlere motive edebilmek.
* Elemanların daha sık bir araya gelmesi ve birbirlerinden bir şey öğrenebilmesine yönelik bir ekip ruhu oluşturmak.
Proje ekibi genellikle çalıştığınız kurum tarafından belirlenen bir yapı içersinde şekillenir. Projenin ilk safhalarında birbirini tanımayan insanlar değişik bir ortamda çalışacağı için bazı çatışmaların yaşanması kaçınılmazdır. Ekip üyeleri zaman çalışarak oluşturacakları davranış kalıpları ile bu çatışmaların önüne geçecektir. Sonuca gitmek için her zaman doğru araç ve tekniklerin kullanılması yeterli olmayabilir. Böylesi durumlarda devreye liderin liderlik yetenekleri girmeli ve potansiyel çatışma ve risklerin önüne geçmelidir.